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Internal Directory Policy
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The Find Me Alive (FMA) Internal Directory is a secure, internal resource designed to support emergency response and missing person recovery efforts. Because the directory contains sensitive information about users, emergency contacts, and essential public resources, it is strictly controlled and accessible only to authorized members of the Find Me Alive team.
This Internal Directory Policy outlines what the directory is, how it is used, who can access it, and the safeguards in place to ensure its responsible and ethical operation.
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Purpose of the Internal Directory
The Internal Directory exists to:
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Support Recovery Efforts – Provide quick access to critical information when a person goes missing.
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Centralize Resources – Maintain a reliable directory of law enforcement, fire stations, emergency services, and other essential contacts across regions.
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Coordinate Response – Enable FMA staff and contractors to work efficiently with local authorities and trusted partners during emergencies.
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Protect Sensitive Information – Ensure that user data and resource lists are only accessed for legitimate, authorized purposes.
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Information Contained in the Directory
The directory may include:
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Emergency Service Contacts – Local police stations, fire departments, hospitals, and other first responders across different regions.
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User Information (As Needed) – Relevant data from users’ Missing Person Kits or recordings, accessible only when a missing person case is active.
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Authorized Contractors/Partners – Contact information for vetted FMA contractors who provide specialized support (e.g., drones, security, outreach).
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Search & Rescue Resources – Information about organizations and networks that may be mobilized in recovery efforts.
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Access and Use
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Authorized Personnel Only
Access is limited to verified FMA staff, contractors, and emergency responders working directly on a case. -
Restricted Situations
The directory may only be accessed when a person has been reported missing or when preparing for confirmed outreach activities related to public safety. -
Prohibited Uses
The directory may not be used for solicitation, marketing, personal communication, or any non-emergency purpose.
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Privacy and Security Safeguards
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Confidential Access
Access is granted on a need-to-know basis and is logged for accountability. -
Encryption and Storage
All directory data is securely stored, encrypted, and regularly updated. -
Audit Trails
Every access or modification is tracked to ensure that the directory is used only for authorized purposes. -
Data Minimization
Only the minimum necessary information is included to support emergency response.
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User Privacy
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Consent-Based Access
Information from a user’s account or Missing Person Kit will only be used when necessary for recovery efforts, in compliance with the Data Privacy Policy. -
No Unnecessary Sharing
Directory information will not be shared with outside parties unless required by law or as part of an active missing person case. -
Confidentiality Agreements
All personnel with access must sign and comply with confidentiality agreements to protect user data.
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Oversight and Accountability
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Internal Review
Access to the Internal Directory is monitored and reviewed regularly by FMA leadership. -
Violation Consequences
Misuse of the directory may result in disciplinary action, termination of contracts, and legal consequences where applicable. -
Continuous Improvement
The directory is reviewed and updated regularly to maintain accuracy, security, and compliance with evolving best practices.
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Our Commitment
The Find Me Alive Internal Directory is a powerful resource for emergency response, but it carries with it great responsibility. By enforcing strict access controls, maintaining security safeguards, and using the directory only for its intended purpose, FMA ensures that this tool strengthens our mission without compromising the privacy or trust of the communities we serve.
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Política del Directorio Interno
El Directorio Interno de Find Me Alive (FMA) es un recurso interno y seguro diseñado para apoyar la respuesta ante emergencias y los esfuerzos de recuperación de personas desaparecidas. Debido a que el directorio contiene información sensible sobre usuarios, contactos de emergencia y recursos públicos esenciales, su acceso está estrictamente controlado y limitado únicamente a miembros autorizados del equipo de Find Me Alive.
Esta Política del Directorio Interno describe qué es el directorio, cómo se utiliza, quién puede acceder a él y las salvaguardas implementadas para garantizar su uso responsable y ético.
Propósito del Directorio Interno
El Directorio Interno existe para:
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Apoyar los Esfuerzos de Recuperación – Proporcionar acceso rápido a información crítica cuando una persona es reportada como desaparecida.
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Centralizar Recursos – Mantener un directorio confiable de fuerzas del orden, estaciones de bomberos, servicios de emergencia y otros contactos esenciales en distintas regiones.
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Coordinar la Respuesta – Permitir que el personal y los contratistas de FMA trabajen de manera eficiente con autoridades locales y socios de confianza durante emergencias.
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Proteger Información Sensible – Garantizar que los datos de los usuarios y las listas de recursos solo se utilicen para fines legítimos y autorizados.
Información Contenida en el Directorio
El directorio puede incluir:
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Contactos de Servicios de Emergencia – Departamentos de policía locales, estaciones de bomberos, hospitales y otros primeros respondedores en diferentes regiones.
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Información del Usuario (Cuando Sea Necesario) – Datos relevantes de los Kits de Persona Desaparecida o grabaciones de los usuarios, accesibles únicamente cuando un caso de persona desaparecida está activo.
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Contratistas/Socios Autorizados – Información de contacto de contratistas de FMA previamente verificados que brindan apoyo especializado (por ejemplo, drones, seguridad, divulgación).
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Recursos de Búsqueda y Rescate – Información sobre organizaciones y redes que pueden activarse en esfuerzos de recuperación.
Acceso y Uso
Solo Personal Autorizado
El acceso está limitado a personal verificado de FMA, contratistas y respondedores de emergencia que trabajen directamente en un caso.
Situaciones Restringidas
El directorio solo puede consultarse cuando una persona ha sido oficialmente reportada como desaparecida o al preparar actividades de divulgación confirmadas relacionadas con la seguridad pública.
Usos Prohibidos
El directorio no puede utilizarse para solicitación, marketing, comunicación personal ni para ningún propósito que no esté relacionado con emergencias.
Salvaguardas de Privacidad y Seguridad
Acceso Confidencial
El acceso se concede bajo el principio de necesidad de saber y se registra para garantizar la responsabilidad.
Encriptación y Almacenamiento
Toda la información del directorio se almacena de forma segura, encriptada y se actualiza regularmente.
Rastros de Auditoría
Cada acceso o modificación queda registrado, asegurando que el directorio se utilice únicamente para fines autorizados.
Minimización de Datos
Solo se incluye la información mínima necesaria para respaldar la respuesta ante emergencias.
Privacidad del Usuario
Acceso Basado en Consentimiento
La información de la cuenta del usuario o del Kit de Persona Desaparecida solo se utiliza cuando es necesaria para los esfuerzos de recuperación, de conformidad con la Política de Privacidad de Datos.
Sin Divulgación Innecesaria
La información del directorio no se comparte con terceros externos, salvo cuando lo exija la ley o como parte de un caso activo de persona desaparecida.
Acuerdos de Confidencialidad
Todo el personal con acceso debe firmar y cumplir acuerdos de confidencialidad para proteger los datos de los usuarios.
Supervisión y Responsabilidad
Revisión Interna
El acceso al Directorio Interno es monitoreado y revisado periódicamente por el liderazgo de FMA.
Consecuencias por Violaciones
El uso indebido del directorio puede resultar en acciones disciplinarias, terminación de contratos y consecuencias legales, cuando corresponda.
Mejora Continua
El directorio se revisa y actualiza de forma regular para mantener su precisión, seguridad y cumplimiento con las mejores prácticas en evolución.
Nuestro Compromiso
El Directorio Interno de Find Me Alive es una herramienta poderosa para la respuesta ante emergencias, pero conlleva una gran responsabilidad. Al aplicar controles de acceso estrictos, mantener salvaguardas de seguridad y utilizar el directorio exclusivamente para su propósito previsto, FMA garantiza que este recurso fortalezca nuestra misión sin comprometer la privacidad ni la confianza de las comunidades a las que servimos.